当組合は、医師及び歯科医師のための協同組合として、その使命と責任を十分に自覚し、会員の信頼を得る目的で、適切な個人情報保護に関する取組みを実行いたします。

1. 当組合は、保険、購買、福利厚生などの各種サービスを円滑にご提供するため、個人情報を適切に取得、利用いたします。また、各種お問い合わせ、ご相談等に際して、内容を正確に記録するため、通話の録音などにより個人情報（個人番号および特定個人情報を除く）を取得することがあります。当組合では、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報の目的外利用を行わないことを原則とし、そのための措置を講じます。
2. 当組合は、ご本人の同意を得た場合や法令等により正当な理由がある場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしませんが、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の全部または一部を外部委託することがあります。その際は、外部委託先に対して適宜適切な監督を行います。
3. 当組合は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
4. 当組合は、保有する個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止するため、対策を講じるとともに、必要な是正措置を講じます。
5. 当組合は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談窓口を設置し、対応いたします。

個人情報保護方針に関するお問合せ先

対応窓口

東京医師歯科医師協同組合　総務部

住所

〒101-0029　
東京都千代田区神田相生町1番地
秋葉原センタープレイスビル16階

電話番号

03-3256-2105
（土日祝日年末年始を除く9：00～17：00）

メールアドレス

soumuishikyo.or.jp

当組合が取り扱うお客さま等の個人情報について、以下のとおり公表いたします。

1. 個人情報の利用目的

   当組合は、お客さま等の個人情報を以下の目的に必要な範囲を超えて利用しません。この他の利用目的で個人情報を利用する場合には、個人情報を取得するときに、その利用目的と問合せ先を明示します。 なお、これらの利用目的の範囲を超えてお客さまの個人情報を利用する場合は、個人情報保護法に基づき、改めて利用目的をお知らせし、同意を得ることとします。利用目的の変更は、相当の関連性がある範囲内とし、変更内容は書面により通知、またはホームページ等に公表いたします。ただし、取得状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合は除きます。

   • 当組合の保有個人データの利用目的
   お客様の個人情報

   取得するお客様の個人情報を、以下に関する契約締結や事務手続き、アフターフォローの実施、有益な情報の提供のために利用します。

   1. 組合員および賛助会員の加入、各種会員登録、脱退
   2. 組合で取り扱う商品やサービス、イベント
   3. 損害保険代理店業務
      • 当組合に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、各社のホームページに掲載してあります。
      • 東京海上日動火災保険株式会社
      • 損害保険ジャパン株式会社
      • 三井住友海上火災保険株式会社
      • あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
   4. ご意見、ご要望、お問合せの受付と回答
   5. 総代会、理事会、総代、役員等、定款並びに規約等に記載する組織上の管理、運営に必要な事項

   お取引先様の個人情報

   取得するお取引先様の個人情報を、以下の目的のために利用します。

   1. 当組合との取引に関する事務その他それに付帯する業務の実行
   2. 業務上・契約上で必要な情報の収集および連絡

   役職員等の個人情報

   取得する役職員等の個人情報を、以下の目的のために利用します。

   1. 採用募集に応募いただいた方の審査及び各種事務手続き
   2. 役員選挙に伴う手続きおよび当選後の所轄官庁、法務局等への届出手続き
   3. 役職員の労務・雇用管理、賃金・報酬の支払及びその他組合が業務上必要とする手続き
   4. 役職員の家族への連絡
   5. 退職者への連絡、書類等送付

2. 要配慮個人情報等の取扱い

   当組合は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保険医療および性生活に関する情報（「センシティブ情報」といいます）を、以下に規定する場合を除き、取得、利用または第三者提供をいたしません。

   • 当組合サービスの利用に必要な範囲（「センシティブ情報」は損害保険代理店業務に限ります）
   • 「個人情報の保護に関する法律」第23条2項に基づき、会員資格を確認する場合（医道審議会の行政処分結果を定期的に取得確認いたします）
   • 個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合

3. 個人データの第三者への提供および第三者からの取得

   当組合は、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者への個人データの提供および第三者からの個人データの取得はいたしません。

4. 個人データの取扱いの委託

   当組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データ（個人番号および特定個人情報を除く）の取扱いを外部に委託することがあります。その際は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど委託先に対する必要、かつ、適切な監督を行います。

5. 個人データの安全管理措置

   当組合は、取扱う個人データ（個人番号および特定個人情報を含む）の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの適正な取扱いのため、安全管理措置に係る実施体制の整備等、当組合が講じる十分なセキュリティ対策を以下の通り定めます。

   • 当組合のセキュリティ対策
   組織的安全管理措置

   • 個人情報の管理責任者を設置するなど、個人情報保護のための組織体制の整備
   • 個人情報保護規程等の整備と規程等に則った運用
   • 個人情報の取扱に対する監査体制の整備および定期実施
   • 漏えい等が発生した場合の体制の整備

   人的安全管理措置

   • 職員に個人データの適正な取り扱いを周知徹底し、適切な教育を行うための措置を個人情報保護基本規程に定める
   • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に明記
   • 職員の役割および責任等の明確化

   物理的安全管理措置

   • 個人データを取り扱う区域の管理
   • 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
   • 電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
   • 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
   • アクセス制御、アクセス者の識別と認証
   • 外部からの不正アクセス等の防止
   • 情報システムの使用に伴う漏えい等の防止

   技術的安全管理措置

   • 個人情報を取り扱うシステムのアクセス制御
   • 個人情報を取り扱うシステムの監視 等

6. 保有個人データの開示等の手続き

   当組合では、お客さまの保有個人データ又は第三者提供記録について、本人またはその代理人から、開示・変更・削除・利用停止・第三者提供の停止等の求めがあった場合、当組合所定の方法によって対応します。

   1. 手続き

      具体的な方法については、個別にご案内しますので、下記(3)お問い合わせ先までご連絡ください。ご請求内容確認後、折り返し当組合所定の請求書面をお送りしますので、必要事項をご記入の上、ご郵送ください。その際、請求者または代理人がご本人であること、また代理人が代理権を有することを当組合所定の方法により確認させていただきます。なお、保有個人データの削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を求められたときは、今後当組合の商品・サービスのご提供はいたしかねます。

   2. 手数料等

      会員以外の方の場合、1件につき1,000円（税込）を申し受けます。

   3. お問い合わせ先

      対応窓口

      東京医師歯科医師協同組合　総務部

      住所

      〒101-0029　
      東京都千代田区神田相生町1番地
      秋葉原センタープレイスビル16階

      電話番号

      03-3256-2105
      （土日祝日年末年始を除く9：00～17：00）

      メールアドレス

      soumuishikyo.or.jp

7. 保有個人データの取扱いに関する苦情・相談について

   当組合は、個人情報の取扱に関する苦情・相談に迅速に対応いたします。上記6-3「お問い合わせ先」までご連絡ください。

2019年1月31日

制定

2022年2月24日

改定

2022年4月13日

改定

2022年10月27日

改定

2022年11月24日

改定

2023年2月9日

改定

2024年9月19日

改定

制定権限：

理事長